Les bonnes pratiques du nouvel entrepreneur

Les dépenses déductibles

Toutes les dépenses engagées dans l’intérêt de l’entreprise

Frais de déplacements

 Les frais de déplacement (taxi, train, parking, péages, hôtel…) s’il s’agit d’un déplacement professionnel :

  • Il faut avoir un justificatif :
    • Les notes de taxi doivent préciser l’identité des personnes, la destination et les dates ;
    • Les billets d’avion ou train doivent correspondent à des projets professionnels précis.
    • Les tickets de péages et de parking suffisent (pas nécessaire de disposer d’une facture)
  • La TVA n’est pas déductible sur les transports de personnes (taxis, train, avion, vélo)
  • Les frais de trajet entre votre domicile et votre lieu de travail ne sont pas déductibles
  • Les frais d’un véhicule (carburant, assurance, entretien) sont déductibles si le véhicule a été acquis par la société
  • Si la société ne possède pas de véhicule, il est possible de déduire des indemnités kilométriques (focus page 5) ou des frais réels via une note de frais pour des déplacements professionnels ponctuels

Frais de repas

 Les frais de repas s’il s’agit d’un repas professionnel :

  • Il faut avoir un justificatif au nom de la société sur lequel est indiqué le nom des invités, entités représentés (nom de la société, prospect, client…) et le motif de l’invitation
    • Si le repas est inférieur à 150€ : un ticket de caisse suffit (ATTENTION LE RECU DE CB LUI NE SUFFIT PAS)
    • Si le repas excède 150€ : une facture au nom de la société est obligatoire
  • Le montant pris en charge par la société doit être raisonnable par rapport aux retombées économiques attendues
  • La TVA est déductible si elle apparaît sur la facture
  • Les frais de repas individuels ne sont pas déductibles lorsqu’ils sont pris près du lieu de travail. En revanche ils peuvent être déduis s’ils sont pris dans le cadre d’un déplacement professionnel

Focus sur les IK (indemnités kilométriques)

Les indemnités kilométriques permettent de se faire rembourser les frais liés à l’utilisation de son véhicule personnel pour les besoins de son activité professionnelle :

  • Les IK ne peuvent pas concerner le trajet entre le domicile et le lieu de travail
  • Le remboursement s’effectue sur la base d’un barème fiscal (établi en fonction du type de véhicule et du nombre de kilomètre parcouru)
  • Pour suivre et calculer le montant des IK, nous vous proposerons une application prenant en compte le barème et permettant d’indiquer vos trajets professionnels (nombre de km, raison du déplacement)
  • L’application permet de connaître le nombre de km exact grâce au GPS
  • Dès lors que les IK sont calculées vous pouvez effectuer un versement du montant sur votre compte qui ne sera pas soumis à cotisations et impôt sur le revenu

Les cadeaux clients

 Les cadeaux clients sont déductibles dans les cas suivants :

  • Il faut avoir une facture au nom de la société
  • Le bénéficiaire doit être un partenaire commercial (clients, fournisseurs, etc…)
  • Sa valeur ne doit pas être excessive (appréciée notamment en fonction du chiffre d’affaires)
  • La TVA est déductible si la valeur unitaire est inférieur à 73€ TTC par an par bénéficiaire (montant 2021)

Les notes de frais

Les dépenses à caractère professionnel payées personnellement sont déductibles de la société

Il faut nous communiquer une facture au nom de la société à l’exception des cas précédemment indiqués (frais de repas et déplacement)

Ces dépenses sont imputées au compte courant ou au compte de l’exploitant

Vous pouvez à tout moment vous rembourser ces dépenses par virement sans formalisme complémentaire

Intégration d’une quote-part du loyer du domicile

Si une partie de votre domicile est utilisée pour les besoins professionnels

La quote-part est de maximum 50% du loyer en fonction de la surface utilisée  

Un bail de location ou de sous location (ou une convention de mise à disposition de locaux) doit être établi entre votre société et vous-même :

  • Si vous êtes locataire, il faut l’accord du propriétaire
  • Le loyer perçu (que l’on soit propriétaire ou locataire) devra être déclaré à l’IR dans la catégorie des revenus fonciers et sera également soumis aux prélèvements sociaux (17,2%)
  • Cas de l’entreprise individuelle : si l’on est locataire, la quote-part du loyer pris en charge par la société n’est pas imposable

Propriétaire ou locataire : les remboursements de frais (électricité, eau, téléphone…) nécessaire à l’exercice de l’activité peuvent être pris en charge par la société et sont non imposables (comme des notes de frais)

Les dépenses non déductibles

  • Les dépenses vestimentaires (sauf uniforme professionnel ou robe d’avocat) ;
  • Les dépenses esthétiques (coiffeur, cours de yoga, salle de sport etc.) ;
  • Les dépenses considérées comme somptuaires ;
  • Les pénalités et amendes fiscales ;
  • Les dons permettant de bénéficier d’une réduction d’impôt.

Les bonnes habitudes à prendre (et à garder..!)

Les bonnes résolutions de l’entrepreneur

  • Toujours demander une note au nom de l’entreprise faisant apparaître le montant HT et la TVA  
  • Garder les factures originales 10 ans  
  • Nous transmettre les factures au fur et à mesure via l’application dédiée

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